Controlling & Arbeitszeiterfassung Software für Hausmeister

Hausmeister und Facility-Manager sind das Herzstück jeder Immobilie. Sie betreuen oft mehrere Objekte, müssen flexibel auf Notfälle reagieren und ihre Tätigkeiten lückenlos dokumentieren. Für eine transparente Abrechnung gegenüber Hausverwaltungen oder Eigentümern ist eine exakte Erfassung der Arbeitszeiten pro Objekt unerlässlich.

Herausforderungen für Hausmeisterdienste

  • Aufwändige Tätigkeitsnachweise: Die manuelle Dokumentation, welche Arbeit in welchem Objekt wie lange gedauert hat, ist mühsam und oft ungenau.
  • Abrechnung mehrerer Objekte: Arbeitszeiten müssen klar und nachvollziehbar den einzelnen Liegenschaften oder Projekten zugeordnet werden.
  • Ungeplante Notdienste: Spontane Einsätze müssen erfasst und korrekt abgerechnet werden, oft außerhalb der regulären Arbeitszeit.
  • Optimierung der Tourenplanung: Ohne digitale Unterstützung ist es schwierig, die Routen zwischen den verschiedenen Objekten effizient zu gestalten.

Wie unsere Software diese Probleme löst

Unsere Unternehmenssoftware bündelt alle relevanten Funktionen in einem System:

  • Objektbasierte Zeiterfassung: Hausmeister erfassen ihre Arbeitszeiten mobil per App und weisen sie direkt dem richtigen Objekt oder einer bestimmten Tätigkeit (z.B. „Grünpflege“, „Winterdienst“) zu.
  • Digitale Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Urlaubsanträge und Krankmeldungen werden zentral verwaltet, um sicherzustellen, dass immer eine Vertretung verfügbar ist.
  • Überstunden- und Zuschlagsmanagement: Einsätze am Wochenende oder in der Nacht werden automatisch mit den korrekten Zuschlägen berechnet.
  • Einsatzplanung mit Übersicht: Disponenten sehen sofort, welcher Mitarbeiter sich in der Nähe eines Notfalls befindet und können ihn direkt beauftragen.
  • Detaillierte Berichte & Exporte: Erstellen Sie per Knopfdruck lückenlose Tätigkeitsnachweise für die Nebenkostenabrechnung oder als Report für die Hausverwaltung.

Praktische Use-Cases aus der Branche

  • Abrechnung mit der Hausverwaltung: Ein Hausmeisterdienst betreut 20 Mehrfamilienhäuser. Die Mitarbeiter stempeln sich bei Ankunft am Objekt per Smartphone ein und bei Abfahrt wieder aus. Am Monatsende wird ein detaillierter Report generiert, der als Grundlage für die Rechnung dient.
  • Dokumentation von Reparaturen: Ein Hausmeister entdeckt einen Schaden. Er erfasst die Arbeitszeit für die Erstinspektion und fügt über die App ein Foto des Schadens hinzu. Die Information ist sofort für die Verwaltung sichtbar.
  • Effiziente Tourenplanung: Ein Mitarbeiter muss an einem Tag drei verschiedene Objekte anfahren. Die Software hilft ihm, die Route zu optimieren und Fahrzeiten zu minimieren, die ebenfalls erfasst werden.

Vorteile für Ihren Hausmeisterservice

  • Mehr Effizienz: Reduzieren Sie den Papierkram und erstellen Sie Abrechnungen und Nachweise in einem Bruchteil der Zeit.
  • Mehr Transparenz: Weisen Sie Ihre Leistungen lückenlos nach und stärken Sie das Vertrauen Ihrer Kunden.
  • Mehr Wirtschaftlichkeit: Optimieren Sie Ihre Einsatzplanung und stellen Sie sicher, dass alle geleisteten Stunden korrekt abgerechnet werden.