Controlling & Arbeitszeiterfassung Software für Hausverwaltungen

Hausverwaltungen jonglieren täglich mit einer Vielzahl von Aufgaben: der Koordination von eigenen Mitarbeitern wie Hausmeistern, der Beauftragung externer Dienstleister und der lückenlosen Dokumentation aller Tätigkeiten für Eigentümer und Mieter. Eine präzise, objektbezogene Erfassung von Arbeitszeiten und Kosten ist die Basis für eine transparente Nebenkostenabrechnung und ein effizientes Controlling.

Herausforderungen in der Hausverwaltung

• Koordination von Personal: Die Einsatzplanung von Hausmeistern oder Reinigungskräften über mehrere Liegenschaften hinweg ist komplex und zeitaufwändig.
• Nachvollziehbarkeit für Eigentümer: Tätigkeiten und die dafür aufgewendete Zeit müssen lückenlos dokumentiert werden, um bei Eigentümerversammlungen oder in der Nebenkostenabrechnung transparent zu sein.
• Budgetkontrolle pro Objekt: Die Kosten für Instandhaltung, Pflege und Reparaturen müssen pro Immobilie exakt erfasst und überwacht werden.
• Verwaltung von Abwesenheiten: Urlaube und Krankmeldungen im eigenen Team müssen so gemanagt werden, dass die Betreuung der Objekte jederzeit sichergestellt ist.

Wie unsere Software diese Probleme löst

Unsere Unternehmenssoftware bündelt alle relevanten Funktionen in einem System:

• Projekt- & objektbasierte Zeiterfassung: Ordnen Sie Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter (z.B. Hausmeister) direkt den richtigen Immobilien oder spezifischen Projekten (z.B. „Sanierung Bad“) zu.
• Digitale Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Verwalten Sie alle Abwesenheiten zentral und behalten Sie stets den Überblick über die Personalverfügbarkeit.
• Überstundenmanagement: Überstunden werden automatisch erfasst und können transparent abgerechnet oder durch Freizeit ausgeglichen werden.
• Echtzeit-Controlling: Verfolgen Sie die Kostenentwicklung für jedes Objekt live und erstellen Sie aussagekräftige Reports zur Wirtschaftlichkeit.
• Dashboards für Verwalter & Mitarbeiter: Jeder hat Zugriff auf die für ihn relevanten Daten – vom persönlichen Stundenkonto des Hausmeisters bis zur gesamten Objektübersicht für den Verwalter.

Praktische Use-Cases aus der Branche

• Transparente Nebenkostenabrechnung: Die Arbeitsstunden des Hausmeisters für Grünpflege und Winterdienst werden über das Jahr hinweg pro Objekt erfasst. Am Jahresende exportiert die Verwaltung einen detaillierten Bericht, der der Abrechnung beigefügt wird.
• Steuerung von Sanierungsprojekten: Für eine Strangsanierung werden die Arbeitsstunden aller beteiligten internen Mitarbeiter auf dieses Projekt gebucht. So behält die Verwaltung die Personalkosten exakt im Blick und kann das Gesamtbudget kontrollieren.
• Effiziente Personalplanung: Ein Hausmeister beantragt seinen Urlaub digital. Der Verwalter sieht sofort die personelle Abdeckung für dessen Objekte und kann rechtzeitig eine Vertretung organisieren.

Vorteile für Ihre Hausverwaltung

• Mehr Effizienz: Automatisieren Sie die Zeiterfassung und reduzieren Sie den manuellen Aufwand bei der Erstellung von Abrechnungen und Berichten.
• Mehr Transparenz: Schaffen Sie eine klare, nachvollziehbare Datengrundlage für Eigentümer, Beiräte und Mieter.
• Mehr Kontrolle: Treffen Sie fundierte wirtschaftliche Entscheidungen auf Basis von präzisen, objektbezogenen Kostendaten.