Controlling & Arbeitszeiterfassung Software für Pflegedienste

In der ambulanten Pflege zählt jede Minute. Die exakte Dokumentation der Pflegezeiten beim Patienten, eine effiziente Tourenplanung und die Einhaltung komplexer gesetzlicher Vorgaben sind für Pflegedienste überlebenswichtig. Pflegedienstleitungen (PDL) und Controller benötigen verlässliche Daten für die Abrechnung und die wirtschaftliche Steuerung.

Herausforderungen in der Pflege

  • Minutengenaue Leistungsabrechnung: Pflege- und Fahrzeiten müssen exakt erfasst und den Patienten zugeordnet werden, um eine korrekte Abrechnung mit den Kassen zu gewährleisten.
  • Komplexe Touren- und Dienstplanung: Kurzfristige Ausfälle von Mitarbeitern und neue Patientenaufnahmen erfordern eine extrem flexible und schnelle Umplanung.
  • Hoher Dokumentationsaufwand: Die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten und Fahrten auf Papier ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
  • Einhaltung von Pausenzeiten: Die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen müssen bei der Tourenplanung berücksichtigt und nachgewiesen werden.

Wie unsere Software diese Probleme löst

Unsere Unternehmenssoftware bündelt alle relevanten Funktionen in einem System:

  • Mobile Zeiterfassung beim Patienten: Pflegekräfte erfassen Arbeitsbeginn und -ende direkt vor Ort per App. Fahrzeiten zwischen den Einsätzen werden automatisch erfasst.
  • Digitale Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Urlaubsanträge und Krankmeldungen werden zentral verwaltet, sodass die PDL sofort Lücken im Dienstplan erkennt.
  • Überstunden- und Zuschlagsmanagement: Überstunden sowie Zuschläge für Dienste am Wochenende oder an Feiertagen werden automatisch und korrekt berechnet.
  • Optimierte Einsatzplanung: Die PDL hat jederzeit den Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und kann Touren effizienter planen.
  • Detaillierte Auswertungen & Exporte: Alle erfassten Daten stehen für die Abrechnung, die Lohnbuchhaltung und das Controlling auf Knopfdruck bereit.

Praktische Use-Cases aus der Branche

  • Abrechnung mit Krankenkassen: Eine Pflegekraft stempelt sich zu Beginn ihrer Tour ein und erfasst die genaue Zeit bei jedem Patienten mobil. Am Monatsende exportiert die Verwaltung die Daten und erstellt präzise Leistungsnachweise für die Kassen.
  • Flexible Dienstplanänderung: Eine Mitarbeiterin meldet sich morgens krank. Die PDL sieht im System sofort, welche Kollegen in der Nähe sind, und kann die Tour schnell und unkompliziert neu aufteilen.
  • Nachweis von Fahrzeiten: Die Software erfasst automatisch die Fahrzeiten zwischen den Patienten. Diese können separat ausgewertet und als Arbeitszeit für die Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Vorteile für Ihren Pflegedienst

  • Mehr Effizienz: Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und schaffen Sie mehr Zeit für die Betreuung Ihrer Patienten.
  • Mehr Transparenz: Sorgen Sie für eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Leistungen und Arbeitszeiten.
  • Mehr Wirtschaftlichkeit: Stellen Sie sicher, dass alle erbrachten Leistungen korrekt abgerechnet werden und optimieren Sie Ihre Tourenplanung.